Adjoint ou adjointe de bureau 26-198

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Résumé du poste :

Nous recherchons une personne spécialisée en santé qui, par sa grande motivation, nous aidera à remplir notre mission organisationnelle. Celle-ci consiste à collaborer avec nos communautés afin de promouvoir et de protéger la santé, mais aussi de prévenir les maladies.

Sous la direction de l’adjointe administrative à la division Protection de la santé, l’adjointe ou l’adjoint de bureau fournira les divers services de soutien requis pour assurer le fonctionnement efficace de la division, selon les politiques et les exigences de l’organisme.

La personne s’occupera d’apporter le soutien administratif essentiel à l’équipe de prévention et contrôle des infections (PCI). Ses tâches comprendront la tenue de registres précis, la préparation et la diffusion de l’ordre du jour pour les réunions, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des mesures à prendre. Le rôle implique aussi la mise à jour des répertoires de l’organisme, la gestion concernant la documentation d’équipe et l’exécution des tâches générales pour le soutien de bureau. Celles-ci incluent la gestion de la correspondance, l’établissement des calendriers et l’aide aux activités quotidiennes. Pour réussir à ce poste, la personne retenue devra absolument travailler en se souciant des détails, posséder de solides aptitudes à l’organisation et pouvoir préserver la confidentialité.

Responsabilités :

• Apporter un soutien global à la division ou à l’organisme.
• Maintenir la confidentialité ou la sécurité des renseignements.
• Communiquer de façon claire, appropriée et efficace avec le public et le personnel, en faisant preuve de courtoisie et de tact.
• Fournir constamment les renseignements requis ou pertinents aux personnes compétentes et confier les demandes inhabituelles au personnel approprié.
• Saisir l’information, mais aussi taper, relire et formater la correspondance et les documents de façon claire, précise et concise.
• Utiliser, par exemple, l’équipement de bureau et le matériel audiovisuel pour obtenir les résultats souhaités et se charger du dépannage, au besoin.
• Rédiger le procès-verbal des réunions, au besoin.
• Tenir les dossiers électroniques et en format papier ainsi que les bases de données.
• Compiler, présenter sous forme de tableau et préparer les données statistiques et produire des rapports, au besoin.
• Collaborer efficacement avec les membres de l’équipe, le reste du personnel et les fournisseurs.
• Assister aux réunions et siéger aux comités pertinents, selon les affectations.28
• Aider à planifier et à préparer les activités et les événements, comme les inscriptions, les services de restauration et les réservations d’installations et de matériel.
• Contribuer à l’élaboration des plans de programme. Mettre au point, planifier, réaliser, coordonner, évaluer les projets assignés en consultation avec le ou la gestionnaire et les autres membres de l’équipe, au besoin.
• Participer à l’orientation du personnel, de l’effectif étudiant, des bénévoles et d’autres personnes, selon les exigences.
• Intervenir dans le processus budgétaire, sur demande.
• À titre de secouriste opérationnelle ou opérationnel, donner les premiers soins ou administrer la naloxone, au besoin.
• Soutenir la division en tant que super utilisatrice ou utilisateur de SharePoint.
• Soutenir la division en tant qu’intendante ou intendant des dossiers.

Exigences :

• Détenir un certificat ou un diplôme d’études postsecondaires en gestion de bureau ou dans une discipline semblable, ou bien avoir acquis l’équivalent en études et en expérience.
• Avoir acquis au moins une année d’expérience pertinente.
• Posséder manifestement une connaissance approfondie des logiciels applicables aux domaines d’affectation, selon les spécifications de l’annonce d’emploi, le cas échéant.
• Posséder des aptitudes éprouvées à exécuter les tâches en se souciant du détail et de la précision.
• Pouvoir régler des problèmes, mais aussi gérer et organiser des tâches et des projets divers, et communiquer efficacement.
• Posséder de solides aptitudes aux relations interpersonnelles.
• Pouvoir travailler avec un minimum de supervision.
• Avoir une connaissance approfondie du français écrit et oral constituerait un atout.
• Posséder absolument une connaissance approfondie de l’anglais écrit et oral.
• Avoir fait l’objet d’une vérification satisfaisante des antécédents judiciaires conformément à la politique de Santé publique Sudbury et districts pour les personnes qui doivent respecter cette exigence.
• Détenir un permis de conduire en règle de l’Ontario et avoir accès à un véhicule fiable assuré selon les exigences de l’organisme à remplir pour occuper le poste.
• Pouvoir fournir deux pièces d’identité acceptables pour l’inscription dans cyberSanté Ontario (pièces d’identité acceptables).

Date limite pour postuler

L’offre d’emploi restera ouverte jusqu’au 5 Octobre 2026, à 16 h 30.

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Accessibilité et inclusivité

Santé publique Sudbury et districts s’engage à créer une main-d’œuvre accessible, inclusive et diversifiée. Nous acceptons la candidature de toutes les personnes qualifiées, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les personnes de toute race, orientation sexuelle et identité ou expression de genre.

Admissibilité

Pour la prise en compte de leur candidature, les personnes candidates doivent avoir légalement le droit de travailler au Canada.

Dans le cas de grades ou de diplômes obtenus à l’extérieur du pays, les demandes doivent inclure une évaluation fournie par WES ou ICAS. Nous ne considérerons pas celles soumises sans ce document.