Adjointe ou adjoint de bureau (données) #25-161 (occasion d’emploi)
Poste temporaire à temps plein (jusqu’au 31 décembre 2025, avec possibilité de prolongation) – avis de recrutement 25-161 (SCFP)
Division : Protection de la santé
Lieu : Bureau principal – 1300, rue Paris, Sudbury
Lieu d’exécution du travail : Entièrement sur place – Le travail doit se faire totalement sur place. Du point de vue opérationnel, il dépend des critères établis; le télétravail n’est pas envisageable.
Salaire : de 27,05 $ à 30,97 $/heure (selon la convention collective du SCFP)
Résumé du poste :
Sous la direction de l’adjointe administrative, l’adjointe ou l’adjoint de bureau fournira les divers services de soutien requis pour assurer le bon fonctionnement de la division, selon les politiques et les exigences de l’organisme.
La personne appuiera les fonctions des équipes de protection de la santé, ce qui consistera surtout à saisir les données, gérer les bases de données, appuyer le travail lié aux stocks, remplir les tâches administratives, répondre aux appels téléphoniques, gérer les dossiers, traiter les demandes de renseignements de la clientèle interne et externe, et s’occuper les documents confidentiels.
L’affectation inclura aussi une formation pour jouer d’autres rôles, dont celui d’adjointe ou adjoint de bureau (accueil) et d’adjointe ou adjoint de bureau (division et saisie des données).
Responsabilités :
- Saisir l’information, mais aussi taper, relire et formater la correspondance et les documents de façon claire, précise et concise, conformément aux normes et aux politiques de l’organisme.
- Utiliser, par exemple, l’équipement de bureau et le matériel audiovisuel pour obtenir les résultats souhaités et se charger du dépannage, selon les exigences.
- Agir comme secrétaire pour les comités et remplir les tâches et les fonctions connexes qu’exige la tenue de réunions.
- Tenir les dossiers en format électronique ou papier et les bases de données conformément aux politiques et aux procédures de l’organisme.
- Compiler, présenter sous forme de tableau et préparer les données statistiques et produire des rapports, au besoin.
- Collaborer efficacement avec les membres de l’équipe, le reste du personnel et les partenaires externes.
- Assister aux réunions et siéger aux comités pertinents, selon les affectations.
- Aider à planifier et à préparer les activités et les événements, comme les inscriptions, les services de restauration et les réservations d’installations et de matériel.
- Participer à l’orientation du personnel, de l’effectif étudiant, des bénévoles et d’autres personnes, selon les exigences.
- Soutenir l’équipe ou la division en tant que super utilisatrice ou utilisateur, selon les affectations.
- Soutenir l’équipe ou la division en tant qu’intendante ou intendant des dossiers, selon les affectations.
- Devoir peut-être apporter son soutien ou son secours à d’autres personnes, au besoin.
Exigences :
- Détenir un certificat ou un diplôme d’études postsecondaires en gestion de bureau ou dans une discipline semblable, ou bien avoir acquis l’équivalent en études et en expérience.
- Avoir acquis au moins une année d’expérience pertinente.
- Une maîtrise avancée du français oral et écrit est un atout.
- Posséder des compétences dans les logiciels de base de données pour la saisie de données, ainsi que dans Microsoft Access, Excel, Word et Outlook pour la gestion et la documentation des données.
- Posséder de l’expérience avec le logiciel Hedgehog serait un atout.
- Pouvoir manifestement communiquer de façon claire, appropriée et efficace avec le public et le personnel, en faisant preuve de courtoisie et de tact.
- Posséder des aptitudes à la tenue méticuleuse des dossiers et pouvoir tenir des systèmes de classement et les bases de données applicables.
- Savoir et pouvoir tenir un inventaire.
- Pouvoir compiler, organiser sous forme de tableau et préparer des données statistiques et produire des rapports, selon les exigences.
- Pouvoir manifestement saisir et manipuler une grande quantité de données avec une précision supérieure et le souci du détail.
- Posséder d’excellentes aptitudes à l’administration, à la gestion du temps ainsi qu’à l’organisation et à la planification.
- Avoir un souci marqué du détail et savoir exécuter les tâches avec précision.
- Pouvoir travailler avec un minimum de supervision dans un cadre animé tout en établissant les priorités et en respectant les délais.
- Posséder manifestement de solides aptitudes aux relations interpersonnelles, et pouvoir particulièrement régler les problèmes et les conflits.
- Détenir un permis de conduire en règle de l’Ontario et avoir accès à un véhicule fiable assuré selon les exigences de l’organisme.
- Avoir déjà géré des dossiers et savoir utiliser SharePoint serait considéré comme un atout.
- Pouvoir fournir deux pièces d’identité acceptables dans le but de se faire inscrire dans cyberSanté Ontario.
- Détenir le certificat d’achèvement du module « Sensibilisation des travailleurs à la santé et la sécurité en 4 étapes » du ministère du Travail.
Adresse où envoyer les curriculum vitae, accompagnés d’une lettre de présentation :
Ressources humaines, Division des services généraux
Santé publique Sudbury et districts
1300, rue Paris, Sudbury ON P3E 3A3
Courriel : recruitment@phsd.ca
Veuillez inclure le numéro d’avis de recrutement dans la ligne d’objet.
Veuillez combiner la lettre de présentation et le curriculum vitæ en un seul document PDF ou Word.
Tél. : 705.522.9200, poste 570
Télécopieur : 705.522.5182
Date limite pour postuler :
Vendredi 15 août 2025, 16 h 30
Plus d’info : Pourquoi travailler pour nous
Santé publique Sudbury et districts s’engage à constituer une main-d’œuvre accueillante, inclusive et diversifiée. Nous acceptons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les personnes de toute race, orientation sexuelle, identité et expression sexuelles.
Pour être admissibles à ce poste, les personnes qui posent leur candidature doivent être légalement autorisées à travailler au Canada.
Les candidatures doivent inclure une évaluation WES/ICAS si les diplômes ont été obtenus en dehors du Canada. Les candidatures non accompagnées de ce document ne seront pas prises en considération.
Si nous communiquons avec vous pour organiser un entretien d’embauche et que vous avez besoin de mesures d’adaptation, veuillez nous en informer par courriel à recruitment@phsd.ca ou par téléphone au 705 522-9200, poste 570. Nous collaborerons avec vous pour répondre à vos besoins.
Nous tenons à remercier toutes les personnes qui posent leur candidature de l’intérêt qu’elles portent à ce poste; toutefois, seules les personnes invitées à un entretien d’embauche seront contactées.
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Dernière modification : 1 août 2025